Accompagnement administratif pour organismes de formation

Sous-traitez l'administratif de votre organisme de formation. Nous mettons à votre disposition un Office Manager dédié qui prend en charge vos tâches administratives, financières et organisationnelles liées à votre OF au quotidien.
👉 Vous gagnez du temps. Vous réduisez les erreurs. Vous respirez enfin.

le vrai problème des OF

L’administratif : la première source de complexité pour les organismes de formation

Chaque semaine, un OF doit gérer  

Dossiers financeurs : justificatifs, prises en charge, subrogations
Conventions, convocations, feuilles d’émargement
Traçabilité Qualiopi : preuves, tableaux, archivage
Relances formateurs / apprenants / financeurs
Alignement administratif ↔ facturation ↔ comptabilité

Les risques si ce n’est pas maîtrisé

Demandes complémentaires des financeurs
Retards d’encaissement (ou pertes de financement)
Non-conformités Qualiopi (traçabilité insuffisante)
Charge mentale permanente

Ce que couvre l’Office Manager dédié

Votre Office Manager dédié devient votre référent administratif unique, spécialisé OF

Gestion documentaire formation : devis, conventions, convocations, émargements, attestations

Suivi dossiers financeurs : OPCO, CPF, Pôle emploi, subrogations, justificatifs

Traçabilité Qualiopi : preuves, cohérence des dossiers, conformité documentaire

Préparation comptable : classement des pièces, cohérence administratif ↔ facturation ↔ compta

Votre digital
office manager dediée.
Claire Xoual
Ephicient logoOE logo
Smartorf
pour la gestion administratif de votre OF
Pennylane
pour la gestion financière

Concrètement, ce que nous faisons

Gestion administrative des actions de formation
Préparation des devis, conventions, confirmations
Envoi et suivi des convocations et feuilles d’émargement
Attestations de fin de formation
Suivi complet des dossiers financeurs
Récupération des justificatifs
Vérification des éléments transmis
Suivi des prises en charge, subrogations et soldes
Traçabilité Qualiopi & preuves
Classement et archivage des preuves
Construction d’un dossier clair, complet et cohérent
Alignement administratif ↔ facturation ↔ comptabilité
Préparation comptable & BPF
Préparation des pièces justificatives
Structuration des éléments pour l’audit + BPF
Mise à disposition des preuves financières

Bénéfices pour votre organisme de formation

Gain de temps & sérénité
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Réduction immédiate de la charge administrative
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Moins de tâches répétitives au quotidien
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Concentration retrouvée sur votre cœur de métier
Dossiers fiabilisés & conformité
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Documents cohérents et bien classés
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Traçabilité Qualiopi renforcée
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Suivi financeurs plus fluide et sans oubli
Organisation optimisés
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Dossiers OPCO/CPF mieux suivis
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Encaissements plus rapides et sécurisés
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Process administratifs stabilisés et sans stress
Votre adminsitratif en toute simplicité

On travaille ensemble en 3 étapes simples

01

Diagnostic administratif (offert)

Analyse de vos flux, process, financeurs et obligations documentaires.

02

Mise en place des outils & organisation

Structuration des dossiers, automatisations simples, tableaux de suivi.

03

Gestion administrative mensuelle

On gère.Vous validez.Votre OF avance.

les questions les plus fréquentes

Un Office Manager dédié remplace-t-il un salarié administratif ?

Oui, dans la plupart des cas. Vous bénéficiez d’un support expert, sans charges fixes.

Pouvez-vous gérer nos dossiers OPCO/CPF de A à Z ?

Oui, y compris les justificatifs, subrogations et transmissions.

Est-ce compatible avec Qualiopi ?

Oui. Nous structurons les preuves et améliorons la traçabilité documentaire.

Travaillez-vous avec tous les types d’OF ?

Travaillez-vous avec tous les types d’OF ?

Prêt à déléguer l'administratif de votre organisme de formation ?

Libérez-vous enfin du quotidien administratif : on s’occupe de tout.

Contactez-nous

Vous avez des questions ? Nous sommes là pour vous aider !

Pour toute question notre équipe est là pour vous aider.

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